Privacybeleid

Wie zijn wij

NILMEDIA is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Concreet betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, waarvoor ze worden gebruikt en hoe ze worden beveiligd.

Welke gegevens verzamelen we

We verzamelen alleen die gegevens die nodig zijn om je een goede dienst te leveren of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Concreet gaat het om de volgende categorieën:

Identificatie- en contactgegevens

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functietitel
• Postadres en facturatieadres
• Telefoonnummer en e-mailadres

Financiële gegevens

• BTW-nummer en ondernemingsnummer
• Bankrekeningnummer (enkel voor uitbetalingen of restituties)
• Factuur- en betaalhistoriek

Technische gegevens

• IP-adres en geografische locatie (op landniveau)
• Browsertype, besturingssysteem en apparaatkenmerken
• Bezochte pagina's, klikgedrag en bezoekduur
• Logbestanden van onze servers (in het kader van security)

Communicatiegegevens

• De inhoud van e-mails, contactformulieren en WhatsApp-berichten
• Verslagen van telefonische of online gesprekken
• Berichten via onze socialemediakanalen

Waarvoor gebruiken we ze

We gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor de hieronder opgesomde doeleinden. We verkopen je gegevens nooit door en gebruiken ze niet voor doelen waarvoor je geen toestemming hebt gegeven.

• Dienstverlening: uitvoeren van overeenkomsten, leveren van projecten, support en onderhoud.
• Administratie: facturatie, boekhouding, debiteurenbeheer en wettelijke bewaarplichten.
• Communicatie: reageren op je vragen, je informeren over de voortgang van projecten of belangrijke wijzigingen.
• Marketing: versturen van nieuwsbrieven of relevante aanbiedingen (enkel met je expliciete toestemming en altijd met uitschrijfmogelijkheid).
• Verbetering van onze dienstverlening: analyse van websitegebruik om onze site en diensten te optimaliseren.
• Beveiliging: detecteren en voorkomen van misbruik, fraude of cyberaanvallen.

Rechtsgrond

Verwerken van persoonsgegevens mag alleen op basis van een wettelijke grondslag. Wij baseren ons op:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor alles wat nodig is om jouw project te leveren of een dienst uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor het bewaren van facturen (boekhoudwet).
• Gerechtvaardigd belang: voor het beveiligen van onze systemen, het analyseren van websitegebruik en het beheren van klantrelaties.
• Toestemming: voor marketingcommunicatie, niet-essentiële cookies en gevoelige verwerkingen. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet ons een langere bewaartermijn oplegt.

Met wie delen we ze

We delen je gegevens enkel met derden wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. Met al onze verwerkers zijn schriftelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Verwerkers die we vandaag gebruiken

• Hostingproviders: Hetzner Online GmbH (Duitsland), Amazon Web Services (Ierland).
• E-mail & productiviteit: Proton AG (Zwitserland).
• Boekhouding & facturatie: Odoo.
• Betalingen: Mollie, Stripe.
• Communicatie: Meta (WhatsApp Business).
• Analytics: Google Analytics 4 (geanonimiseerde IP-adressen).

Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Essentiële cookies zijn nodig voor de werking van de site en plaatsen we zonder toestemming. Voor analytische en marketing-cookies vragen we expliciete toestemming via de cookiebanner.

Een volledig overzicht van de cookies die we gebruiken — inclusief hun bewaartermijn — vind je in ons Cookiebeleid. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen.

Jouw rechten

Onder de GDPR heb je een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Concreet kun je op elk moment het volgende vragen:

• Recht op inzage: weten welke gegevens we van je hebben.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je gegevens laten wissen ("recht om vergeten te worden").
• Recht op beperking: ons vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid: je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen waarvoor je toestemming hebt gegeven.

Een verzoek doe je via [email protected]. We antwoorden binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (BE) of de Autoriteit Persoonsgegevens (NL).

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Concreet:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle communicatie
• Gehashte wachtwoordopslag (bcrypt) en sterke wachtwoordvereisten
• Tweestapsverificatie op alle administratieve accounts
• Geautomatiseerde back-ups op gescheiden locaties
• Regelmatige security-updates en kwetsbaarheidsscans
• Toegangsbeheer op basis van het need-to-know-principe
• Periodieke security-audits

Internationale doorgifte

Onze servers en verwerkers staan zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In een beperkt aantal gevallen worden gegevens verwerkt buiten de EER — bijvoorbeeld bij Google of Meta. In dat geval zorgen we altijd voor passende waarborgen via Standaard Contractuele Clausules (SCC's) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of in onze dienstverlening. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Wijzigingen die ingrijpend zijn voor je rechten communiceren we proactief, bijvoorbeeld via e-mail.

Contact

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over dit privacybeleid of de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Aarzel niet om contact op te nemen. We helpen je graag verder.

Stuur een mail naar [email protected] of bel +32 3 555 96 57. Je krijgt binnen één werkdag antwoord.