Algemeen & toepasselijkheid
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van producten en diensten ("de Opdracht") door NILMEDIA aan de klant ("de Klant").
1.2. Deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op professionele opdrachtgevers die handelen in het kader van hun beroeps- of bedrijfsactiviteit (B2B). Consumenten in de zin van het Wetboek van Economisch Recht worden uitdrukkelijk uitgesloten van het toepassingsgebied van deze voorwaarden.
1.3. De algemene voorwaarden van NILMEDIA hebben te allen tijde voorrang op de eventuele algemene of specifieke voorwaarden van de Klant. Door het plaatsen van een bestelling of het ondertekenen van een offerte verklaart de Klant zich onvoorwaardelijk akkoord met deze voorwaarden.
1.4. Afwijkingen en aanvullingen zijn slechts bindend indien en voor zover deze uitdrukkelijk en schriftelijk tussen beide partijen zijn overeengekomen.
1.5. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of ongeldig blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke intentie zo dicht mogelijk benadert.
Offertes, bestellingen & totstandkoming
2.1. Alle mondelinge en schriftelijke aanbiedingen en prijsopgaven van NILMEDIA zijn indicatief en vrijblijvend. Prijzen kunnen zonder voorafgaande verwittiging worden aangepast indien de onderliggende kosten stijgen of indien de inhoud van de Opdracht wijzigt.
2.2. Offertes dienen schriftelijk of elektronisch te worden bevestigd door de Klant. Indien dit niet gebeurt, maar NILMEDIA bevestigt de Opdracht schriftelijk aan de Klant, dan heeft de Klant acht (8) kalenderdagen de tijd om hiertegen bezwaar in te dienen. Indien geen bezwaar wordt ingediend, wordt de Klant geacht akkoord te gaan met de offerte en de orderbevestiging.
2.3. Indien geen van beide partijen de Opdracht schriftelijk bevestigt, maar NILMEDIA met instemming of medeweten van de Klant de uitvoering heeft aangevat, wordt de Klant geacht de Opdracht conform de offerte te hebben verstrekt.
2.4. Indien de Klant eenzelfde opdracht tegelijkertijd aan meerdere opdrachtnemers wenst voor te leggen (een competitie), dient hij NILMEDIA hiervan vooraf op de hoogte te stellen. Indien de Klant uiteindelijk kiest voor een andere partij, behoudt NILMEDIA zich het recht voor om alle tot dan toe geleverde prestaties en gemaakte kosten aan de Klant aan te rekenen.
Uitvoering, correctierondes & oplevering
3.1. De Klant is gehouden al datgene te doen wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om een tijdige en juiste uitvoering van de Opdracht mogelijk te maken. Dit houdt in het bijzonder in: het tijdig aanleveren van volledige, deugdelijke, bruikbare en duidelijke gegevens, teksten en materialen.
3.2. Standaard zijn in de geoffreerde prijzen van NILMEDIA twee (2) correctierondes inbegrepen. NILMEDIA levert redelijke inspanningen om de opmerkingen van de Klant te verwerken in een volgend ontwerp. De Klant verbindt zich ertoe om per ronde gebundelde, duidelijke en niet-tegenstrijdige feedback te geven.
3.3. Een derde (3e) ontwerp wordt als definitief beschouwd. Vanaf de derde correctieronde heeft NILMEDIA het recht om elk bijkomend verzoek tot aanpassing te beschouwen als een uitbreiding van de Opdracht (meerwerk) en hiervoor extra kosten aan te rekenen op basis van haar gebruikelijke uurtarieven.
3.4. Indien de Klant een ontwerp definitief weigert zonder aan te tonen dat NILMEDIA de schriftelijke instructies niet heeft nageleefd, behoudt NILMEDIA zich het recht voor om de gemaakte kosten en gepresteerde uren volledig in rekening te brengen volgens de oorspronkelijke bestelling.
3.5. Alvorens tot openbaarmaking, productie of livegang wordt overgegaan, krijgt de Klant de gelegenheid om de laatste proef, revisieproef of het prototype te controleren en goed te keuren. De Klant is de eindverantwoordelijke voor de inhoud van de website, het geleverde grafische werk of het drukwerk. Wanneer door tijdsgebrek buiten de wil van NILMEDIA een formeel schriftelijk akkoord onmogelijk is, draagt de Klant het volledige risico van eventuele fouten.
3.6. Gebruik van AI-tools. NILMEDIA kan bij de uitvoering van Opdrachten gebruikmaken van door artificiële intelligentie ondersteunde hulpmiddelen ("AI-tools"), zoals taalmodellen, beeldgeneratoren of geautomatiseerde schrijf- en coderingsassistenten. De inzet van dergelijke tools laat onverlet dat NILMEDIA te allen tijde de eindverantwoordelijkheid draagt voor de kwaliteit en correctheid van het opgeleverde werk. NILMEDIA zal nooit vertrouwelijke gegevens van de Klant invoeren in publieke AI-systemen zonder diens voorafgaande schriftelijke toestemming. De Klant aanvaardt dat het gebruik van AI-tools een gangbare en integrale werkmethode is binnen de hedendaagse digitale dienstverlening.
Leveringstermijnen
4.1. Alle door NILMEDIA opgegeven leveringstermijnen zijn louter indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen dat het om een fatale uiterste termijn gaat.
4.2. NILMEDIA is bij overschrijding van een termijn pas in verzuim nadat de Klant NILMEDIA schriftelijk en per aangetekend schrijven in gebreke heeft gesteld en daarbij een redelijke hersteltermijn heeft geboden.
4.3. De overschrijding van een indicatieve termijn geeft de Klant in geen geval recht op schadevergoeding, ontbinding van de overeenkomst of het opschorten of gedeeltelijk betalen van de facturen.
Gebruik van toeleveranciers & derden
5.1. Opdrachten aan derden (zoals drukkerijen, externe content- of serviceproviders, plug-in ontwikkelaars) in het kader van de Opdracht worden geacht te zijn verstrekt in naam, voor rekening en voor risico van de Klant. De Klant vrijwaart NILMEDIA tegen elke vordering van zulke toeleveranciers.
5.2. Indien NILMEDIA op verzoek van de Klant als gemachtigde optreedt om derden aan te sturen, omvat deze opdracht tevens de automatische aanvaarding door de Klant van de algemene voorwaarden van deze derden.
Intellectuele eigendomsrechten & bescherming knowhow
6.1. Alle intellectuele en materiële eigendomsrechten op ontwerpen, creaties, broncodes, teksten, documenten en rapportages blijven exclusief eigendom van NILMEDIA.
6.2. Grafisch design en tastbare dragers. Mits en pas na volledige betaling van alle gerelateerde facturen, draagt NILMEDIA de patrimoniale auteursrechten en rechten op tekeningen of modellen over aan de Klant.
6.3. Webdesign en software. Voor software, databases, broncodes en webdesign is de overdracht na volledige betaling altijd beperkt tot een niet-exclusieve, overdraagbare gebruikslicentie voor de Klant, specifiek voor de contractueel vastgelegde bestemming en duur.
6.4. NILMEDIA kan nooit worden beperkt in haar recht om soortgelijk werk te leveren voor andere klanten. Het is NILMEDIA tevens toegestaan haar creaties te signeren of te voorzien van een subtiele naamsvermelding of link (bv. "Website ontwikkeld door NILMEDIA"), conform de beroepsgebruiken.
6.5. De Klant geeft NILMEDIA een onherroepelijke, royaltyvrije en wereldwijde licentie om het opgeleverde Werk te gebruiken voor haar eigen portfolio, promotie en marketingdoeleinden.
6.6. Materiaal dat door de Klant wordt aangeleverd voor integratie in de Opdracht wordt geacht volledig vrij te zijn van auteursrechten van derden. De Klant vrijwaart NILMEDIA integraal tegen elke vordering van derden wegens inbreuken op intellectuele eigendomsrechten.
6.7. Boeteclausule marketing & campagnes. Het is de Klant strikt verboden om vertrouwelijke campagne-instellingen, adviezen, accountgegevens of specifieke website-optimalisatiestrategieën door te spelen aan derden. Zodra een derde partij zonder schriftelijk akkoord van NILMEDIA gebruikmaakt van, of wijzigingen aanbrengt in de door NILMEDIA aangemaakte advertentiecampagnes, advertentiegroepen, advertenties of zoekwoorden, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd. Deze boete bedraagt € 500 per inbreuk voor een eerste overtreding, € 1.500 voor een tweede overtreding, en € 2.500 per inbreuk voor elke volgende overtreding. NILMEDIA behoudt te allen tijde het recht om de werkelijk geleden schade te verhalen indien deze het boetebedrag overstijgt. Dezelfde getrapte boete geldt wanneer een advertentie-account tijdens de duur van het contract zonder medeweten van NILMEDIA wordt opgeschort, gewijzigd of verwijderd door de Klant.
| Overtreding | Boete per inbreuk |
|---|---|
| Eerste overtreding | € 500 |
| Tweede overtreding | € 1.500 |
| Elke volgende overtreding | € 2.500 |
Betalingsvoorwaarden & sancties
7.1. Alle facturen van NILMEDIA zijn netto, exclusief BTW en andere overheidsheffingen. BTW en eventuele bijkomende productiekosten zijn steeds ten laste van de Klant.
7.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn facturen betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum op de maatschappelijke zetel van NILMEDIA.
7.3. NILMEDIA is gerechtigd om voor elke Opdracht tussentijdse of periodieke facturen op te stellen voor de reeds verrichte werkzaamheden (bv. op basis van projectfases: 30% voorschot bij ondertekening, maandelijkse vorderingen, en het saldo bij oplevering/livegang).
7.4. Indien een factuur op de vervaldag niet (volledig) is voldaan, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling in verzuim. Het openstaande factuurbedrag wordt op dat moment automatisch verhoogd met:
- een forfaitaire schadevergoeding wegens administratieve onkosten gelijk aan 15% van het factuurbedrag, met een absoluut minimum van € 125;
- een moratoire nalatigheidsinterest van 1% per begonnen maand vanaf de vervaldatum tot de dag van volledige betaling.
7.5. Alle gemaakte administratieve, buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten zijn volledig voor rekening van de Klant.
7.6. Bij niet-tijdige betaling worden alle overige openstaande facturen van de Klant — ongeacht hun oorspronkelijke vervaldatum — onmiddellijk en zonder verdere ingebrekestelling opeisbaar.
7.7. Opschorting van rechten. Zolang de Klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, heeft NILMEDIA het recht om de uitvoering van de overeenkomst en alle aan de Klant verleende licenties en gebruiksrechten met onmiddellijke ingang op te schorten. Het is de Klant in dat geval strikt verboden de creaties of websites te gebruiken. NILMEDIA kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade ten gevolge van deze opschorting.
7.8. Facturen kunnen uitsluitend geldig en gemotiveerd worden geprotesteerd per aangetekend schrijven binnen de tien (10) werkdagen na de factuurdatum. Na deze termijn wordt de factuur geacht onherroepelijk te zijn aanvaard.
Herroeping, opzegging & contractduur
8.1. Een overeenkomst voor bepaalde tijd (bv. een project of een afgebakend traject) is niet tussentijds opzegbaar door de Klant. Indien de Klant een verstrekte Opdracht toch eenzijdig herroept of annuleert, is hij gehouden tot betaling van het volledige honorarium dat bij volledige vervulling van de Opdracht verschuldigd zou zijn, vermeerderd met alle reeds gemaakte kosten en onverminderd het recht van NILMEDIA op aanvullende schadevergoeding.
8.2. Indien de werkzaamheden bestaan uit duurovereenkomsten (bij herhaling verrichten van gelijkaardige diensten zoals maandelijks onderhoud of marketing), wordt de overeenkomst geacht voor onbepaalde tijd te zijn aangegaan, tenzij schriftelijk anders vermeld. Deze kan uitsluitend worden opgezegd per aangetekend schrijven met inachtneming van een strikte opzegtermijn van ten minste drie (3) maanden.
Aansprakelijkheid & klachten
9.1. NILMEDIA kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor fouten in het resultaat van de Opdracht indien de Klant conform artikel 3.5 een controle heeft uitgevoerd en zijn goedkeuring heeft gegeven.
9.2. De Klant draagt het volledige risico en de aansprakelijkheid voor de inhoud van de website, teksten, juridische conformiteit (zoals de privacywetgeving, consumentenwetgeving en het Wetboek van Economisch Recht) van de door hem bestelde en goedgekeurde acties.
9.3. De totale aansprakelijkheid van NILMEDIA voor directe schade wegens een toerekenbare tekortkoming is te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag van het geoffreerde honorarium voor die specifieke Opdracht. Indien de Opdracht een duurovereenkomst betreft die over meerdere maanden loopt, is de aansprakelijkheid beperkt tot de bedragen die NILMEDIA effectief heeft ontvangen van de Klant gedurende de laatste drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit.
9.4. Elke vordering tot schadevergoeding vervalt onherroepelijk indien deze niet binnen dertig (30) kalenderdagen na het voorvallen of het ontdekken van het schadeverwekkend feit gemotiveerd en per aangetekend schrijven aan NILMEDIA is meegedeeld.
9.5. Onder geen beding is NILMEDIA aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder (maar niet limitatief) financiële of commerciële verliezen, winst- of inkomstenderving, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van cliënteel of verlies/beschadiging van gegevens en data. De Klant dient zelf te allen tijde te zorgen voor de nodige back-ups.
Overmacht
10.1. In geval van overmacht (waaronder stakingen, netwerk- of telecomstoringen, stroomstoringen, serveruitval bij derden, overheidsmaatregelen, ziekte van sleutelpersoneel) heeft NILMEDIA het recht om de uitvoering van de Opdracht op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
10.2. NILMEDIA behoudt in dit geval recht op betaling van het honorarium voor de reeds tot op dat moment verrichte arbeid en gemaakte kosten.
Bijzondere bepalingen — webdesign & browsercompatibiliteit
11.1. Specifieke webdesigndiensten bestaan uit het ontwikkelen en eventueel technisch onderhouden van een website, veelal op basis van open-source omgevingen (zoals WordPress), conform de overeengekomen specificaties.
11.2. De website wordt bij oplevering geoptimaliseerd voor de meest recente versies van de gangbare desktop- en mobiele browsers (waaronder Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Edge en Opera). NILMEDIA garandeert geen foutloze werking op verouderde browsers of browsers die niet langer door de fabrikant worden ondersteund.
11.3. Compatibiliteit met toekomstige browser-updates of nieuwe besturingssystemen na de opleverdatum valt uitsluitend binnen de modaliteiten van een apart af te sluiten support- en onderhoudscontract.
11.4. Webdesign is afhankelijk van externe technische infrastructuren (software, licenties, plug-ins, hostingomgevingen). Indien deze omgevingen buiten de wil van NILMEDIA wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de functionaliteit. Eventuele kosten om de website hieraan aan te passen, worden doorberekend aan de Klant.
Bijzondere bepalingen — webhosting & onderhoud
12.1. Indien de Opdracht (mede) bestaat uit het hosten van een website, e-mailomgevingen of databanken, stelt NILMEDIA serverruimte ter beschikking via zorgvuldig geselecteerde professionele partners. NILMEDIA is evenwel nooit rechtstreeks aansprakelijk voor het uitvallen van hardware, telecommunicatie-infrastructuur of netwerkverbindingen van deze externe partijen.
12.2. Serviceniveau (best-effort). NILMEDIA levert hostingdiensten op basis van een "best-effort"-inspanningsverplichting en streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de gehoste omgevingen. NILMEDIA geeft geen expliciete uptime-garantie tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk is vastgelegd in een afzonderlijke Service Level Agreement (SLA). Geplande onderhoudswerkzaamheden worden, indien praktisch mogelijk, vooraf gecommuniceerd aan de Klant.
12.3. Hostingtarieven worden jaarlijks vooraf gefactureerd. Indien verbruikslimieten (dataverkeer of schijfruimte) worden overschreden, worden de bijkomende eenheden achteraf of tussentijds gefactureerd.
12.4. De aan de Klant verstrekte inloggegevens en wachtwoorden zijn strikt vertrouwelijk. De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden hiervan. NILMEDIA heeft te allen tijde het recht om inloggegevens te deactiveren bij het vermoeden van misbruik of acute veiligheidsrisico's.
12.5. Notice and take down. Indien NILMEDIA door derden of autoriteiten wordt gewezen op vermeende illegale, immorele of inbreukmakende inhoud op de website van de Klant, of indien er sprake is van malware/hacks die de serverveiligheid in gevaar brengen, heeft NILMEDIA het recht de website onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving offline te halen. NILMEDIA is nimmer aansprakelijk voor de (financiële) gevolgen van een dergelijke afsluiting.
12.6. Dataoverdracht bij beëindiging hosting. Bij reguliere beëindiging van de hostingovereenkomst (rekening houdend met de opzegtermijn van 3 maanden) stelt NILMEDIA de aanwezige data gedurende maximaal twee (2) maanden na de einddatum ter beschikking van de Klant in een gangbaar open formaat, zoals een SQL-databasedump en/of een ZIP-archief van de bestandsstructuur. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden of ophalen van deze data. Indien de Klant de data binnen deze termijn niet heeft opgehaald, worden deze definitief en onherroepelijk verwijderd. De specifieke server-setup, serverlicenties en plug-in licenties van NILMEDIA maken geen deel uit van deze overdracht.
Privacy, gegevensbescherming (GDPR) & verwerkersovereenkomst
13.1. NILMEDIA verwerkt persoonsgegevens van de Klant voor het doel van klantenbeheer, administratie, marketing en uitvoering van de overeenkomst, conform haar privacybeleid en de geldende privacywetgeving.
13.2. Voor zover de Klant persoonsgegevens van zijn eigen klanten of gebruikers verwerkt op de door NILMEDIA beheerde servers of systemen, treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke en NILMEDIA als Verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
13.3. Verwerkersovereenkomst (DPA). Wanneer NILMEDIA als Verwerker optreedt in de zin van artikel 13.2, sluiten partijen een aparte Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA) conform artikel 28 AVG/GDPR. Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de contractuele relatie tussen NILMEDIA en de Klant en is beschikbaar als afzonderlijke bijlage bij deze Algemene Voorwaarden. De Klant verklaart alle verplichtingen die op hem rusten als Verwerkingsverantwoordelijke integraal na te leven.
Minnelijke schikking & bemiddeling
14.1. In geval van een geschil zullen partijen in eerste instantie te goeder trouw trachten het geschil onderling te regelen. Hiertoe zal de meest gerede partij de andere partij per aangetekend schrijven op de hoogte stellen van het geschil, waarna partijen gedurende dertig (30) kalenderdagen de mogelijkheid hebben om in onderling overleg tot een oplossing te komen.
14.2. Indien het geschil niet binnen de in artikel 14.1 bedoelde termijn in der minne kan worden opgelost, kunnen partijen — in onderlinge overeenstemming — het geschil voorleggen aan een erkende bemiddelaar. De kosten van bemiddeling worden in gelijke delen gedragen, tenzij anders overeengekomen.
14.3. Het instellen van een procedure tot minnelijke schikking of bemiddeling schort de overige rechten en verplichtingen van partijen niet op, met inbegrip van eventuele betalingsverplichtingen.
Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank
15.1. Op alle aanbiedingen, overeenkomsten en de uitvoering daarvan tussen NILMEDIA en de Klant is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
15.2. In geval van betwisting of geschillen die niet conform artikel 14 in der minne kunnen worden opgelost, zijn uitsluitend de Rechtbanken van het Arrondissement waar de maatschappelijke zetel van NILMEDIA is gevestigd bevoegd.